名刺をスキャナーでデータ化して管理|文書法でスキャナー活用

会社でのスキャナー利用は、書類の取り込みだけでしょうか。私は、お客様の情報管理にスキャナーを利用しています。営業職の方、また技術職の方だとしても、お客様から頂いた名刺の管理って結構大変ですよね。ボックス式の箱にインデックスごとに分けて保管したり、ファイル形式でクリアフォルダに入れて保管したりと探し出すのも手間のかかる方法ばかりです。もちろん、頂いた時に整理して入力などしておけば一番いいのかもしれませんが、通常業務にプラスしてそのような手間のかかる作業は避けたいところです。そこで、私が考え付いたのが名刺をスキャナーで読み込み管理する方法です。名刺は、結局探すときに会社名とお客様のお名前が分かれば良いですよね。ざっくり探したい時は、だいたいの日付と会社名だけでも良いと思います。どちらが重要かは人それぞれだと思いますが、私の場合は「企業名」「日付」を必ずファイル名に付けます。出来ればその後に「お客様の名前」が付けられればベストですね。なぜ、ファイル名にそこまでこだわるのかというと、それらに統一性を持って名付ける事で、フォルダ内にファイルが並んだ時に企業ごとにファイルが並び見つけやすいからです。また、日付が記載してあれば時系列で探しやすいと思います。もし、お客様が数名いらした場合には、その名刺を全てひとつのデータにしておくと記憶が呼び起こされやすいと思います。とにかく、お客様から名刺を頂いたら、スキャナーで取り込む、これさえしておけば、名刺整理の手間は省けますよ。