文書法でスキャナー活用

スキャナーで書類を読み取り、ペーパーレス化している企業が増えているそうです。資源を大切にする意識を持った企業が多いのでしょうね。そのペーパーレス化ですが、正式な文書もデータ化出来るのでしょうか。企業には、様々な正式書類があります。そして、その書類にはそれぞれの法によって保管期間が定められています。例えば、「株主総会議事録」や「商業帳簿」などは、商法により１０年、「仕分帳」や「貸借対照表」などは、所得税法や法人税法により７年、と決まっています。また、医療の関係書類（カルテやレントゲンなど）は医師法や歯科医師法で5年の保管が定められています。これらは、紙媒体での保管が公式でした。しかし、２００４年に文書法という法律が成立し、条件をクリアすればデータ化された文書を保管することが出来るようになったそうです。この文書法で認められている書類は上記に挙げた「株主総会議事録」や「カルテ」なども含まれます。元々がデータで保管されていたものはそのデータを管理すれば良く、また紙媒体でしか保管されていなかった書類もスキャナーで読み取りデータ化することで原本として取扱い、保管することが出来るそうです。書類は日々増え続けていくものですし、それが長くて１０年の保管となるとかなりの量になります。また、それらを保管するだけの場所をレンタルするとそれなりのコストもかかります。スキャナーで読み取りデータ化する事で環境にも優しく、企業にとっても嬉しいことづくめではないでしょうか。